Поиск работы. Управление персоналом. Оценка и обучение персонала. (на главную)
 
  Начало / HR - интересно
О нас Реклама на сайте Карта сайта
   
 
Новости
HR - исследования
HR - законодательство
HR - технологии
HR - управление
HR - реальность
HR - контакты
HR - события
HR - магазин
HR - словарь
HR - интересно

Подписка

 


 
Техника переговоров
Добавлено: 24.03.2005
Версия для печати

Жанна Локоткова

Процесс принятия бизнес-решений становится все более коллегиальным. Сегодня переговорная, или конференц-зона, превращается в стратегически важную часть корпоративного интерьера.

Переговорные комнаты все чаще берут на себя функции полноценного зала для конференций: в них проводят презентации продуктов или программ, организуют семинары и тренинги для персонала. Переговорную оборудуют, не забывая и о таких аспектах, как защита внутренней информации. Поэтому сегодня все чаще в офисах оборудуется уже не одна, а несколько переговорных комнат, предназначенных для встреч как на "высшем", так и на "низшем" уровнях. Это не только производственная необходимость, но и способ сэкономить на представительских расходах. Ведь один день аренды "композиторского" или "писательского" переговорного зала в пяти-звездном отеле в центре Москвы обходится в сумму около $1,5 тыс. А если учесть, что семинары и конференция обычно продолжаются два-три дня и устраиваются несколько раз в год, то экономия в случае наличия собственной переговорной получается весьма существенной.

Обязательная зона

Традиция обустраивать в офисе отдельное помещение для переговоров появилась в России сравнительно недавно, всего 7-10 лет назад. В советское время такого места вовсе не существовало. Правом принятия ключевого решения был облечен только большой начальник, поэтому совещания в многочисленных главках, министерствах, НИИ и управлениях проводились прямо в кабинетах руководителей за огромным Т-образным полированным столом. Одними из первых переговорные комнаты стали оборудовать в своих офисах банки и рекламные агентства - эти молодые структуры, появлявшиеся на российском рынке, старались перенимать у западных коллег не только стиль ведения дел, но и основные принципы планировки офисного пространства.

Сегодня переговорной нет разве только в маленькой конторке. В современном офисе должно быть даже несколько переговорных и располагаться они могут в разных зонах офиса. "Я бы разделил переговорные на две категории переговорные в чистом виде и конференц-залы, - говорит начальник отдела снабжения компании "Фронда" Владимир Хлебников. - Это два, казалось бы, близкие друг другу понятия но на деле они различаются. Переговорная рассчитана на несколько человек а конференц-зал - на большое количество участников переговоров Площадь переговорной комнаты со столом может быть равна 3 - 5 кв. м, а пространство конференц-зала ограничивается только масштабами помещения и возможностями самой компании".

Просторная переговорная, служащая для представительских целей, как правило, располагается во фронт-офисе (презентативной зоне) или рядом с кабинетом первых лиц, вторая, поменьше, предназначенная для обсуждений оперативной работы, - в бэк-офисе (рабочей зоне).

"Максимально деловая обстановка. Все строго, лаконично. Простой элегантный стол в стиле минимализма. Стулья, не позволяющие расслабиться и подремать, - такой видит комнату для оперативных переговоров руководитель отдела маркетинга компании "Камбио" Екатерина Бывалина. - Интерьер необходимо дополнить техническими средствами, например мультимедийными проекторами. Переговорная комната не призвана демонстрировать значимость компании, это прежде всего место для работы".

Интерьер представительской конференц-зоны, как рекомендует госпожа Бывалина, должен кардинально отличаться от оперативной переговорной: "Стиль - скорее добрая классика. Очень солидный стол. Партнеры должны сидеть на приличном расстоянии друг от друга. Кресла - дорогие, красивые. Обязательно - шкафные секции. В них отлично будут смотреться достижения компании - награды, грамоты. Хорошие настенные часы, настольные украшения, выполненные в фирменном стиле компании. Идеальное освещение".

К интерьеру конференц-зала, где происходят исключительно встречи глав крупных холдингов и акционеров, предъявляются еще более строгие требования. "В отдельных случаях конференц -зал- это произведение искусства дизайнеров и мебельщиков, - говорит Владимир Хлебников из компании "Фронда". - Наличие конференц-зала - показатель того, что развитие фирмы стоит на высоком уровне". Этот зал зачастую не просто комплектуется огромным столом и дорогими креслами, но и стенами-перегородками с системами освещения, и аудио-видео аппаратурой, интегрированными в систему "умный офис". Перегородки для представительской переговорной также подбираются особые. "Чтобы обеспечить конфиденциальность переговоров, лучше установить перегородки с хорошей звукоизоляцией, то есть перегородки с двойным остеклением и вставкой жалюзи", - советует руководитель отдела продаж компании "Астарта престиж" Наталья Семенова.

Помимо оперативной и представительской, есть еще один вариант переговорной зоны, которая, по словам специалистов, оборудуется в демократичных офисах, - так называемая зона "кофиса". "Это место, где сотрудники могут обсудить текущие рабочие вопросы с чашкой кофе и бутербродами, - объясняет директор проекта "Офисная мебель" компании Kraft Владимир Васильев. - В отличие от столовой зона "кофиса" располагается в непосредственной близости от рабочих мест. Подобная организация переговорных характерна для небольших творческих коллективов".

Стол и стул

Основными элементами любой переговорной выступают стол для переговоров, а также стулья или кресла. Шкафы или демонстрационные витрины используются довольно редко, когда переговорная играет роль демонстрационного зала. Композиционным центром переговорной становится стол. Он может иметь любую геометрическую форму: круга, овала, прямоугольника. По мнению психологов, овальные столы и столы с закругленными углами в большей степени способствуют открытому общению. Специалисты рекомендуют в VIP-переговорных устанавливать круглые столы - такая рассадка подчеркнет равенство собеседников.

Использовать пространство переговорной с максимальной эффективностью позволит мебель -трансформер - столы, состоящие из отдельных модулей и дополненные брифинг-приставками (их еще называют конференц-столами), и конференц-стулья с поднимающимися столиками, на которых можно расположить блокнот для записей. Вдоль стен можно установить дополнительные обычные стулья - для приглашенных слушателей.

Такой модульный подход позволяет в считанные секунды собрать стол для переговоров требуемого размера и формы. "Как правило, для отдельных переговорных обычно подбираются столы на 6 -8 или 10- 12 мест, - объясняет директор по развитию компании ДОК-17 Елена Никологорская. - Большее число участников делает совещание или переговоры менее конструктивными". Так, в стандартную переговорную комнату площадью 20 - 22 кв. м войдет составной овальный стол на 6 - 8 человек, длина которого составит 3,2 - 3,3 м, а ширина - примерно 1,5 м, а также 8 стульев. Не стоит забывать и о месте для демонстрационной аппаратуры - экрана и доски для записей. Интерьер можно дополнить напольной полкой - греденцией, а также небольшим рабочим местом для переводчика и секретаря.

Большее пространство - 30 -50 кв. м - дает простор для воплощения как продвинутых, так и эргономичных идей. Например, можно создать в переговорной зоне изолированные зоны общения, позволяющие участникам одной рабочей группы одновременно обсуждать разные направления одного и того же проекта. Для разграничения "зон ответственности" служат перегородки на колесиках, снабженные системами направленного света и звукоизоляцией. С помощью этих же перегородок можно быстро оборудовать "передвижную" переговорную прямо в оперативном зале.

ОФИСНЫЙ КОНСТРУКТОР

Мебель-трансформер пришла в офисные интерьеры из жилого пространства. Именно там появились первые диваны-кровати, шкафы-умывальники и тумбы-кресла. Правда, изначально эти предметы предназначались для прислуги. В доходных домах, в отличие от домов загородных, каждый квадратный метр был на счету. В конце XIX века новые технологии в производстве мебели и тяга к комфорту привели к тому, что "исчезающая" регулируемая мебель начала свою жизнь и в хозяйских частях квартир. Идея мебели как многофункционального агрегата покорила умы классиков функционализма - архитекторов и дизайнеров начала XX века.

Одним из прообразов современной мебели стал созданный в середине 1920-х годов дизайнером Эйлин Грей столик под названием Е1027. Он был сделан из хромированных стальных трубок, что само по себе было большой новацией. Благодаря регулируемой высоте столика сервированный на нем завтрак можно было подавать прямо в постель. Как ни странно, многие называли подобную мебель "мебелью для нищих" - уж слишком скромно выглядела она на фоне позолоченных кресел и украшенных богатой резьбой шкафов. Однако вскоре проектированием трансформируемой мебели из металлических трубок занялись передовые архитекторы того времени - Ле Корбюзье, Мис ван дер Роэ, Фрэнк Ллойд Райт, и в конце 1920-х увлечение модой на "мебельный хай-тек" стало повальным. В 1960-е годы идея трансформируемой мебели перекочевала в офисные интерьеры, но особое развитие получила в 1990-е годы - с появлением передовых технологий.

Свой комплект

Мебельные компании считают сегмент рынка оборудования для переговорных весьма перспективным. Но пока его объем невелик. К примеру, на долю переговорных зон в общем объеме производства офисной мебели компании "Камбио" сейчас приходится 3 - 5%, но компания замечает рост спроса. Участники рынка отмечают, что клиенты стали более привередливыми в выборе мебели для переговорных, и производители стараются соответствовать растущим запросам.

Так, позицию "специальные столы для переговоров" в ассортиментном листе компании ДОК-17 можно найти только в самом дорогом сегменте VIP. В этот сегмент входит мебель из натурального шпона ценных пород дерева с элементами из массива дерева. Делается эта мебель под конкретный заказ, причем клиент сам выбирает размеры и конфигурацию стола.

Переговорная VIP-класса со столом из массива дерева и обитыми кожей креслами обойдется в $5 - 7 тыс. В этот же сегмент входит мебель итальянских производителей. Например, компания "Юнитекс" предлагает переговорные от компаний Art & moble, Mux, Orion и Tudor стоимостью от 5 тыс. до 16 тыс. евро. Цену этих VIP-переговорных определяет дизайн и материалы: к примеру, стол Orion выполнен из лакированного шпона корневых пород дерева, отделан натуральной кожей и новым материалом алькантарой, напоминающим замшу. Необычен и дизайн ножек стола - они имеют форму звезды.

А в компании Kraft можно заказать ореховый стол от итальянской компании Canella, столешницу которого будет украшать логотип компании, выложенный из ценных пород дерева.

В ассортименте компании "Феликс" имеется комплект мебели для переговорной комнаты Natural, в который входит белоснежный стол в виде подковы и классические стулья в стиле барокко. Стоимость этого комплекта - больше $ 10 тыс. Компании словно соревнуются, чей дизайн окажется интереснее: поверхность столешницы и стулья в наборе Inter от компании "Бьянка" обиты темно-зеленой кожей в соответствии с кабинетной модой конца XIX - начала XX веков.

"В итальянских коллекциях предполагают возможности для создания сложных конференц-зон - П, О и Т-образной форм, - говорит Владимир Васильев. - Достигается это за счет использования дополнительных приставок и соединительных элементов. Нередко такие переговорные комплектуются микрофонами и кабель-каналами для подключения дополнительных периферийных устройств".

Надо иметь в виду, что эти изысканные наборы мебели предназначены для проведения нечастых переговоров "на высшем уровне", а не для постоянных совещаний рабочих групп. Дело в том, что натуральные материалы не так устойчивы к истиранию, как синтетические. Поэтому дорогая красота рискует быстро поблекнуть. Мебель из более практичных материалов - шпона, ламината и пластика - принадлежит к средней ценовой категории, так называемому бизнес-сегменту. Она производится на основе модельного ряда кабинетной и оперативной мебели, благодаря чему удачно вписывается в корпоративный интерьер бэк-офиса. В этом сегменте предлагаются как европейские модели, так и собственные разработки компаний. Стоимость интерьера в этом случае будет колебаться от $500 до $5 тыс.

Как правило, это на совесть сделанная мебель, украшенная вставками из цветной кожи, алюминия и стекла. Кстати, специалисты не рекомендуют использовать в переговорных комнатах стеклянные столешницы. "Во-первых, они бликуют, повышая утомляемость участников переговоров, а во вторых, на стекле остаются следы пальцев, что создает впечатление неопрятности интерьера", - говорит Елена Никологорская.

Мебель попроще, из ДСП и ламината, входит в сегмент эконом-класса. Она не может похвастать обилием украшений, зато копирует формы более дорогих собратьев. Бюджет на обустройство переговорной в этом случае не выйдет за рамки $800 - 1000. Эти траты окупятся сторицей - ведь интерьер переговорной комнаты принято менять всего раз в три-четыре года.


Источник: Секрет фирмы № 36 2004

Назад

  Начало / HR - интересно

© 2001-2009 ООО "Сеть порталов "Человеческие ресурсы".
Оптимизация сайта - Промо-Мастер
Разработка сайтов - WebMotor 2001-2009 ©
Дизайн EuroMedia 2001 ©
При любом использовании материалов сайта, ссылка на RHR.ru обязательна